Epic 1: Profil-Upload & KI-Extraktion

Partner-Manager laden Experten-Profile (PDF oder Word) per Drag-and-Drop hoch. Eine KI extrahiert automatisch Skills, Zertifikate und Projekterfahrung und überführt die Inhalte in eine einheitliche Struktur. Der Partner-Manager reviewt das Ergebnis und korrigiert es bei Bedarf. Ziel ist, manuelles Eintippen vollständig zu vermeiden — nicht, eine perfekte Extraktion zu liefern.

Story 1.1: Profil hochladen und KI-Extraktion starten

Als Partner-Manager möchte ich ein Experten-CV per Drag-and-Drop hochladen (PDF oder Word), damit die Plattform automatisch die relevanten Informationen extrahiert und ich nichts manuell eintippen muss.

Akzeptanzkriterien:

Upload per Drag-and-Drop und per Dateiauswahl-Dialog möglich
Unterstützte Formate: PDF und Word (.docx)
Nach dem Upload startet die KI-Extraktion automatisch — kein manueller Schritt erforderlich
Extraktion erfasst: Skills, Zertifikate, Projekterfahrung (gemäß PROJECT.md)
Extrahierte Inhalte werden in einer einheitlichen Struktur dargestellt
Während der Extraktion wird dem Partner-Manager ein Lade-Indikator angezeigt
Bei nicht unterstützten Dateiformaten oder Verarbeitungsfehlern wird eine verständliche Fehlermeldung angezeigt

Story 1.2: Extraktionsergebnis reviewen und korrigieren

Als Partner-Manager möchte ich das KI-Extraktionsergebnis prüfen und Fehler direkt korrigieren, damit das Profil korrekt und vollständig im System hinterlegt ist, bevor es für die Suche sichtbar wird.

Akzeptanzkriterien:

Alle extrahierten Felder (Skills, Zertifikate, Projekterfahrung) sind nach der Extraktion editierbar
Fehlende oder falsch erkannte Einträge können hinzugefügt, korrigiert oder entfernt werden
Änderungen werden erst nach expliziter Bestätigung durch den Partner-Manager gespeichert
Das Profil ist für die Suche erst sichtbar, nachdem der Review abgeschlossen wurde
Bei Abbruch ohne Speichern wird der Partner-Manager auf nicht gespeicherte Änderungen hingewiesen

Epic 2: Expertensuche & Matching

Der GU-Resource-Manager durchsucht in Echtzeit das gesamte Partner-Netzwerk nach passenden IT-Fachkräften. Die Suche liefert ausschließlich einzelne Experten — keine Teams — mit aktuell bestätigter Verfügbarkeit. Dieses Epic ist der zentrale Wertbeitrag der Plattform: was heute Tage dauert, soll in Sekunden passieren.

Story 2.1: Experten nach Kriterien suchen und Trefferliste sehen

Als GU-Resource-Manager möchte ich das gesamte Partner-Netzwerk gleichzeitig nach Skills, Zertifikaten, Branchenerfahrung, Senioritätslevel, Standort, Rate und Verfügbarkeitsdatum durchsuchen, damit ich in Sekunden die passenden Experten für einen Teilabruf identifiziere — einschließlich wer ab einem bestimmten Datum verfügbar ist —, ohne Partner einzeln per E-Mail anzuschreiben.

Akzeptanzkriterien:

Suchkriterien: Skills (Mehrfachauswahl), Zertifikate, Branchenerfahrung, Senioritätslevel, Standort, Rate
"Verfügbar ab [Datum]"-Filter: Es werden nur Experten angezeigt, deren bestätigtes Verfügbarkeitsdatum auf oder vor dem gewählten Datum liegt (gemäß customer-feedback.md, Daniel Haslinger, 2026-02-19)
Suchkriterien sind kombinierbar — jede Kombination liefert gefilterte Ergebnisse
Suchergebnisse erscheinen ohne spürbaren Warteaufwand (Reaktionszeit im Sekundenbereich)
Suchergebnisse sind ausschließlich einzelne Experten, keine Teams oder Gruppen (gemäß customer-feedback.md)
Nur Experten mit aktuell bestätigter Verfügbarkeit erscheinen in den Ergebnissen
Profile werden anonymisiert dargestellt (kein Name, keine identifizierenden Merkmale, kein Firmenname der Partnerfirma)
Bei keinen Treffern wird ein informativer Hinweis angezeigt, keine leere Seite
Aktive Suchfilter sind erkennbar und einzeln entfernbar

Story 2.2: Expertenprofil im Detail einsehen

Als GU-Resource-Manager möchte ich ein anonymisiertes Profil aus der Trefferliste im Detail öffnen, damit ich vor der Anfrage prüfen kann, ob Skills, Erfahrung und Zertifikate tatsächlich zum Teilabruf passen.

Akzeptanzkriterien:

Aus der Trefferliste heraus ist jedes Profil mit einem Klick in der Detailansicht öffenbar
Die Detailansicht zeigt: Skills, Zertifikate, Projekterfahrung, Senioritätslevel, Standort, Rate
Name und identifizierende Merkmale sind ausgeblendet — in der Profilansicht ist kenntlich gemacht, dass das Profil anonymisiert dargestellt wird
Der Name der Partnerfirma ist im Profil sichtbar (kein personenbezogenes Datum; ermöglicht dem GU-Resource-Manager die Risikoverteilung über Partnerfirmen im Blick zu behalten)
Aus der Detailansicht heraus kann direkt eine Anfrage gestartet werden

Epic 3: Verfügbarkeitspflege

Aktuelle Verfügbarkeitsdaten sind die Voraussetzung dafür, dass die Suche verlässliche Ergebnisse liefert. Da Partner-Manager das System nicht täglich aktiv nutzen, wird die Verfügbarkeitspflege durch automatische E-Mail-Reminder mit einem direkten Link zur Verfügbarkeitsmaske so reibungslos wie möglich gehalten.

Story 3.1: Verfügbarkeit per E-Mail-Reminder aktualisieren

Als Partner-Manager möchte ich in regelmäßigen Abständen eine E-Mail-Erinnerung mit einem direkten Link zur Verfügbarkeitsmaske erhalten, damit ich die Verfügbarkeit meiner Experten aktuell halte, ohne aktiv an das System denken zu müssen.

Akzeptanzkriterien:

Partner-Manager erhält in definierten Intervallen eine E-Mail mit einem direkten Link zur Verfügbarkeitsmaske
Der Link führt nach dem Login direkt zur Verfügbarkeits-Übersicht — kein manuelles Navigieren erforderlich
Verfügbarkeitsstatus kann für jeden Experten einzeln aktualisiert werden
Nach dem Update wird dem Partner-Manager eine Bestätigung angezeigt

Story 3.2: Automatische Verfügbarkeits-Reminder konfigurieren (Optional)

Als Admin möchte ich das Intervall der automatischen Verfügbarkeits-Reminder konfigurieren, damit ich den Rhythmus der E-Mail-Abfragen an das Partner-Netzwerk anpassen kann, ohne eine Code-Änderung vorzunehmen.

Akzeptanzkriterien:

Reminder-Intervall ist über eine Admin-Konfiguration einstellbar (z.B. wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich)
Reminder werden automatisch an alle aktiven Partner-Manager versendet
Das Versanddatum des letzten Reminders ist pro Partner im System nachvollziehbar

Epic 4: Partner-Dashboard & Skill-Matrix

Der Partner-Manager erhält eine zentrale Übersicht über alle seine Experten-Profile: Skill-Abdeckung, Verfügbarkeit und Aktualität der Daten — alles auf einen Blick. Das Dashboard macht sichtbar, wo Datenlücken entstehen, und leitet bei veralteten Einträgen zur Aktualisierung an.

Story 4.1: Eigene Expertenpool-Übersicht im Dashboard einsehen

Als Partner-Manager möchte ich in einem Dashboard alle meine Experten mit ihrer aktuellen Verfügbarkeit und Datenfrische auf einen Blick sehen, damit ich sofort erkenne, wo Handlungsbedarf besteht, ohne Profile einzeln zu öffnen.

Akzeptanzkriterien:

Das Dashboard listet alle dem Partner zugeordneten Experten-Profile
Pro Profil wird der Verfügbarkeitsstatus und das Datum der letzten Aktualisierung angezeigt
Ein Ampelsystem signalisiert die Datenfrische: grün (aktuell), gelb (bald veraltet), rot (veraltet)
Die Schwellwerte für gelb/rot sind systemseitig konfiguriert
Per Klick auf ein Profil gelangt der Partner-Manager direkt zur Detailansicht und Korrektur

Story 4.2: Skill-Matrix des eigenen Expertenpools einsehen

Als Partner-Manager möchte ich eine Skill-Matrix meines Expertenpools sehen, damit ich die Kapazitätsdeckung meines Netzwerks auf einen Blick überblicke und erkenne, welche Skills besonders häufig oder selten vertreten sind.

Akzeptanzkriterien:

Die Skill-Matrix stellt alle Skills im Pool strukturiert dar (z.B. nach Häufigkeit oder Kategorie)
Es ist erkennbar, wie viele verfügbare Experten pro Skill vorhanden sind
Die Matrix aktualisiert sich automatisch bei Änderungen an Profilen oder Verfügbarkeit

Epic 5: Anfrage-Workflow & Benutzerverwaltung

Der vollständige Workflow von der Anfrage bis zur Bestätigung läuft im Tool ab — kein E-Mail-Ping-Pong mehr. Der GU stellt einen Teilabruf zusammen, wählt passende Einzelexperten aus dem Netzwerk aus und fragt sie direkt im Tool an. Der Partner bestätigt oder lehnt im Tool ab — und entscheidet dabei explizit, ob er die Identität des Experten freigibt. Erst nach dieser bewussten Freigabe erhält der GU die vollständigen Kontaktdaten. Daneben regelt dieses Epic die Benutzerverwaltung: wer darf was, und wie werden Partner-Accounts angelegt.

Story 5.1: Teilabruf zusammenstellen und Experten anfragen

Als GU-Resource-Manager möchte ich für einen Teilabruf mehrere Experten aus verschiedenen Partnerfirmen auswählen und direkt im Tool anfragen, damit ich einen vollständigen Abruf — z.B. "15 Java Seniors ab März" — aus dem Partnernetzwerk zusammenstelle, ohne E-Mail oder Excel zu verwenden.

Akzeptanzkriterien:

Eine Anfrage ist aus der Trefferliste und aus der Profildetailansicht heraus startbar
Der GU-Resource-Manager kann für einen Teilabruf mehrere Experten gleichzeitig auswählen und als Gesamtpaket anfragen (gemäß customer-feedback.md: "15 Java Seniors ab März"-Szenario)
Die Anfrage enthält mindestens: Bezeichnung des Teilabrufs, gewünschter Zeitraum, relevante Anforderungen
Experten aus verschiedenen Partnerfirmen können in einem Teilabruf zusammengestellt werden
In der Anfrageliste werden Experten weiterhin anonym dargestellt — Name und Kontaktdaten sind erst nach expliziter Partner-Freigabe sichtbar
Nach dem Absenden wird jeder betroffene Partner-Manager separat über die Anfrage seiner Experten benachrichtigt
Der GU-Resource-Manager sieht den Gesamtstatus des Teilabrufs sowie den Status jeder Einzelanfrage (offen, bestätigt, abgelehnt)
Offene Anfragen werden übersichtlich aufgelistet

Story 5.2: Anfrage als Partner-Manager bestätigen oder ablehnen und Identität freigeben

Als Partner-Manager möchte ich eine Anfrage des GU für einen meiner Experten direkt im Tool bestätigen oder ablehnen — und dabei bewusst entscheiden, ob ich die Identität des Experten freigebe —, damit der GU sofort informiert wird, der Prozess nicht über E-Mail läuft, und ich die Kontrolle darüber behalte, wann mein Experte namentlich identifizierbar wird.

Akzeptanzkriterien:

Eingehende Anfragen werden dem Partner-Manager im Tool angezeigt
Der Partner-Manager kann eine Anfrage bestätigen oder ablehnen — beide Aktionen mit optionalem Kommentar
Beim Bestätigen erteilt der Partner-Manager aktiv die Freigabe zur De-Anonymisierung: Name und Kontaktdaten des Experten werden für den GU-Resource-Manager sichtbar
Die Freigabe gilt ausschließlich für diese konkrete Anfrage — eine globale oder dauerhafte Freigabe ist nicht möglich
Der GU-Resource-Manager wird nach Bestätigung oder Ablehnung benachrichtigt
Abgelehnte Anfragen können vom GU-Resource-Manager erneut mit einem anderen Experten gestellt werden

Story 5.3: Freigegebenes Expertenprofil nach Partner-Bestätigung einsehen

Als GU-Resource-Manager möchte ich nach der expliziten Freigabe durch den Partner-Manager das vollständige Profil des bestätigten Experten einsehen, damit ich den nächsten Schritt in der Zusammenarbeit — z.B. Vertragsabschluss, Onboarding — direkt einleiten kann.

Akzeptanzkriterien:

Nach Partner-Freigabe sind Name und Kontaktdaten des Experten für den GU-Resource-Manager im Kontext dieser Anfrage sichtbar
Die Freigabe ist ausschließlich an diese konkrete Anfrage gebunden — in anderen Anfragen oder der allgemeinen Suche bleibt der Experte weiterhin anonym
Für den GU-Resource-Manager ist im Teilabruf erkennbar, welche Experten bereits freigegeben wurden und welche noch ausstehend sind
Ohne Partner-Freigabe bleiben alle identifizierenden Merkmale dauerhaft ausgeblendet

Story 5.4: Übersicht aller laufenden Teilabrufe einsehen

Als GU-Resource-Manager möchte ich eine Übersicht aller meiner laufenden und abgeschlossenen Teilabrufe sehen, damit ich bei mehreren parallelen Abrufen den Gesamtstatus auf einen Blick behalte und sofort erkenne, welche Abrufe noch offene Anfragen haben.

Akzeptanzkriterien:

Alle Teilabrufe des GU-Resource-Managers werden in einer Übersichtsliste dargestellt
Pro Teilabruf ist erkennbar: Bezeichnung, Rahmenvertrag, Zeitraum, Gesamtstatus (bestätigt / abgelehnt / offen)
Teilabrufe mit offenen Anfragen sind visuell hervorgehoben
Eine aggregierte Kennzahlenübersicht zeigt: Anzahl laufender Abrufe, offene Anfragen gesamt, bestätigte Experten gesamt
Per Klick auf einen Teilabruf gelangt der GU-Resource-Manager direkt zur Detailansicht
Abgeschlossene Teilabrufe (alle Stellen besetzt) sind als abgeschlossen markiert

Story 5.5: Benutzer und Partner-Accounts verwalten

Als Admin möchte ich Partner-Accounts anlegen, Benutzer den Rollen zuweisen und Systemkonfigurationen verwalten, damit das Netzwerk sicher und kontrolliert betrieben wird und jede Rolle nur die ihr zustehenden Daten sieht.

Akzeptanzkriterien:

Admin kann neue Partner-Accounts anlegen und Partner-Manager einladen
Drei Rollen sind abbildbar: GU-Resource-Manager, Partner-Manager, Admin (gemäß PROJECT.md)
Benutzer sehen ausschließlich die Daten, die ihrer Rolle zugeordnet sind (Partner sehen keine fremden Profile)
Admin kann Benutzer deaktivieren oder löschen
Systemkonfigurationen (z.B. Reminder-Intervalle, Ampel-Schwellwerte) sind über das Admin-Interface verwaltbar

Story 5.6: Mindest-Abnahmemenge pro Partnerfirma konfigurieren (Optional)

Als GU-Resource-Manager möchte ich für Teilabrufe eine Mindest-Abnahmemenge pro Partnerfirma festlegen können — z.B. "mindestens 2 Experten von Objectbay", damit sichergestellt wird, dass bei großen Abrufen alle Partnerfirmen mit einer sinnvollen Mindestanzahl berücksichtigt werden.

Akzeptanzkriterien:

Der GU-Resource-Manager kann pro Partnerfirma eine Mindest-Abnahmemenge definieren (gemäß customer-feedback.md)
Das System weist den GU-Resource-Manager hin, wenn die Zusammenstellung eines Teilabrufs die konfigurierte Mindestmenge einer Partnerfirma unterschreitet
Die Konfiguration ist optional und schränkt die Anfrage nicht automatisch ein — sie dient als Hinweis, nicht als Sperre
Die Mindestmengen sind pro Abruf anpassbar
Hinweis: Diese Story setzt voraus, dass die Partnerfirma im Profil (Story 2.2) und im Teilabruf sichtbar ist

Definition of Done

Jede User Story gilt erst als abgeschlossen, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

Alle Akzeptanzkriterien der User Story sind erfüllt und automatisch testbar.
Die Build Pipeline ist grün.
Ein Code Review nach dem 4-Augen-Prinzip wurde durchgeführt.
Die Software ist frei von bekannten Fehlern.
Es wurde erfolgreich auf die Testumgebung und auf die Integrationsumgebung deployed.
Sicherheitsanforderungen wurden überprüft (statische Codeanalyse).
Die technische Dokumentation wurde aktualisiert.

Projektspezifisch:

Mandantentrennung: Jede Story, die Profil- oder Benutzerdaten berührt, wurde gegen die Anforderung geprüft, dass Partner gegenseitig keine Daten sehen können.
DSGVO: Personenbezogene Daten werden nur in dem Umfang verarbeitet und gespeichert, wie es die jeweilige Story erfordert; Löschbarkeit ist sichergestellt.

Non-Functional Requirements

Datenschutz & Mandantentrennung

Vollständige DSGVO-Konformität ist Pflichtanforderung: personenbezogene Daten in CVs, Mandantentrennung, Löschkonzept.
Partner dürfen gegenseitig keine Profile oder Daten einsehen — nur der GU-Resource-Manager hat Zugriff auf das Gesamtnetzwerk.
Ein Löschkonzept muss definiert werden: Wer kann löschen (Admin, Partner-Manager für eigene Profile)? Gibt es Aufbewahrungsfristen?

Performance

Suche und Matching müssen in Sekunden Ergebnisse liefern — das ist der zentrale Wertbeitrag der Plattform.
Das System muss auch bei wachsendem Netzwerk (Anzahl Partner und Profile noch nicht fixiert) performant bleiben.

Skalierbarkeit

Das System wird initial für einen einzigen GU gebaut (kein Multi-Mandanten-SaaS in v1).
Die Architektur muss jedoch von einem kleinen Netzwerk bis zu einer großen Anzahl von Partnern und Profilen skalierbar sein, ohne Re-Architektierung.

Benutzerfreundlichkeit & Partner-Onboarding

Das Onboarding für Partner-Manager muss minimal-invasiv sein: Drag-and-Drop Upload und E-Mail-Reminder mit Deep Link zur Verfügbarkeitsmaske sind die primären Interaktionspunkte — je mehr Aufwand, desto geringer die Datenabdeckung.

Authentifizierung & Zugriffskontrolle

Das Authentifizierungsverfahren (SSO, LDAP, Magic Link o.ä.) ist noch nicht entschieden und wird separat festgelegt.

Tech Stack

Der Tech Stack ist noch nicht festgelegt und wird in einer separaten Entscheidung definiert.